資料作成やメール返信、営業連絡など、複数のタスクを同時に処理することを「マルチタスク」と言います。マルチタスクをこなすスキルがあれば、タスクが溜まらずプロジェクトをより円滑に進められます。
とはいえ「マルチタスクが苦手で効率的な進め方が分からない」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、マルチタスクのメリット・デメリットやコツを中心にご紹介します。
- タスクを効率よく捌きたいが、マルチタスクに苦手意識を持っている
- 効率よくマルチタスクを処理するために、実践的なコツが知りたい
- マルチタスクを身につけてプロジェクトを成功させたい
という方はこの記事を参考にすると、マルチタスクが苦手な理由が分かるだけでなく、タスクが溜まっている状態から脱却できます。
目次
マルチタスクとは
以下では、マルチタスクの意味とシングルタスクとの違いを解説します。これまでマルチタスクの定義が曖昧だった方は必見です。
マルチタスクの意味
マルチタスクとは、複数の作業を並行したり何度も切り替えて実行したりすることです。
たとえば、電話をしながらメールの返信をしたり、議論に参加しながら議事録を作成したりといった状況が挙げられます。また、近年ではスマホやタブレットの普及により、パソコンで作業をしながら別の仕事を進められるようになりました。
そして、日常的に育児や家事を両立していることからも、脳の構造的には女性の方がマルチタスクに向いているとされています。
シングルタスクとの違い
マルチタスクとシングルタスクでは、タスクの量に違いがあります。
シングルタスクは1つの作業に集中することを意味します。複数の作業を同時並行しないため、マルチタスクよりも集中力が持続しやすいと言われているのです。
また、マルチタスクをすれば必ずしも業務効率化できるとは限らず、シングルタスクで進めた方がよりスムーズに仕事が完了する場合もあります。
マルチタスクが苦手な人の特徴
ここではマルチタスクが苦手な人の特徴を3つご紹介します。マルチタスクができない人は以下の点に当てはまっているのがほとんどです。
- こだわりが強く緻密に仕事をする
- 注意力が散漫になりやすい
- 新しいタスクを優先する
仕事に強いこだわりがある人は、臨機応変な対応が難しく一度に複数のタスクをこなしていくのには不向きです。マルチタスクではスピードが重要なので「失敗したらすぐにやり直せば良い」という考え方が大切になります。
マルチタスクでは頻繁に仕事を切り替えるので高い集中力が求められます。そのため、注意力が散漫になりやすい人は仕事のクオリティが下がる恐れもあります。
すでに着手しているタスクがあっても、新たに依頼された仕事に対応してしまう人は「今取り組むべきタスクは何か」を判断できていないと言えます。そのため、仕事の優先度が大切なマルチタスクには不向きな可能性もあるのです。
以上のように、マルチタスクが苦手な人には共通した特徴があると分かります。しかし、マルチタスクは能力の高さを示すものではなく仕事の進め方のひとつなので、各人に合った効率的な方法を探しましょう。
マルチタスクのメリット3選
以下では、マルチタスクのメリットを3つご紹介します。これまで「マルチタスク＝大変」というイメージがあり実践できていなかった方は必見です。
（1）業務の全体像が見える
まずは、マルチタスクのメリットとして業務の全体像が見えることがあります。
複数のタスクを同時に進められていれば各作業の関係性が明確になります。仕事に対して客観的な視点が持てれば、潜在的な課題にも気づきやすくなるのです。
また、業務の全体像が分かればひとつのタスクに適切なリソースを割けるようになるので、仕事の効率化を図れます。
（2）コミュニケーションが活発になる
次に、マルチタスクにはコミュニケーションが活発になるメリットもあります。
複数のタスクを抱えていれば、こまめに連絡をしないと期日に遅れてしまう恐れがあります。そのため、メンバーとのコミュニケーションが必然的に増えるのです。
情報共有が促進されれば、急遽新しいタスクが発生したりスケジュールを変更したりする場合でも迅速に確認・伝達できます。
（3）業務が円滑になる
最後に、業務が円滑になるのもマルチタスクのメリットです。
マルチタスクでは同時進行によって重要な業務も停滞させずに進められます。また、突発的に発生した仕事や急な方向転換にも柔軟に対応できるので、チーム全体の業務がより円滑になるのです。
さらに、万が一メンバーのタスクが遅れている場合でもすぐにサポートができることから、チームの結束力も高められます。
マルチタスクのデメリット3選
マルチタスクは業務効率化を図れる一方、注意すべきデメリットもあります。そこで以下は、マルチタスクのデメリットを3つご紹介します。
（1）作業が中途半端になる
まずは、マルチタスクのデメリットとして作業が中途半端になることがあります。
マルチタスクでは複数のタスクを同時に進めるので作業を終えるのに時間がかかります。そのため、後工程の開始が遅れてしまう可能性があるのです。
また、各作業の集中力も下がって無駄に時間をかける状態にもなりかねません。
（2）ミスが増える
マルチタスクには作業のミスが増えるデメリットもあります。
複数の作業を進めていると時間的なプレッシャーを感じる場面が増えます。そのため、焦りからよりミスをしやすくなってしまうのです。
また、ひとつの仕事でトラブルやミスがあると、次の仕事でも引きずってしまう悪循環になりかねません。
（3）キャパシティを超えやすい
キャパシティを超えやすいのも、マルチタスクの大きなデメリットです。
新しいタスクへやみくもに取りかかると、各人のキャパシティを超えてオーバーワークになる恐れがあります。その結果、スケジュールにも余裕がなくなり、期日の遅れにつながってしまうのです。
また、そもそもマルチタスクには人によって向き・不向きがあるので、メンバーごとに最適な方法でタスクを進めるのが重要です。
【これで解決】マルチタスクを処理するのに最適なツール
以下では、マルチタスクを処理するのに最適なツールをご紹介します。
紙やWord、Excelでタスク管理をしていれば、更新に手間がかかるだけでなく共有が難しいという問題があるのです。このような状況では、マルチタスクをスムーズに処理できず、タスクが溜まっていく一方になります。
そこで、タスクをすべて一元管理しながら円滑なコミュニケーションもできる”タスク管理ツール”を使えば、マルチタスクを効率よくこなせます。ただし、多機能なツールでは社員が使いこなせない恐れもあるので「シンプルなツール」でなければなりません。
結論、選定すべきタスク管理ツールは、必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳が説明なしで使えるほど簡単な「Stock」です。
Stockにはあらゆる情報を流さずに残せる「ノート」があり、ノートごとに「タスク」「メッセージ」が紐づけられています。そのため、案件やプロジェクトごとに情報が混ざらず、マルチタスクもストレスなく処理できます。
非IT企業の65歳が即日でタスク管理できるツール「Stock」
「Stock」｜最もシンプルな情報ストックツール
Stockは、社内のあらゆる情報を、最も簡単に「ストック」できるツールです。「社内の情報を、簡単にストックする方法がない」という問題を解消します。
Stockを使えば、「ノート」の機能を利用して、要件などのテキスト情報や、画像やファイルなどのあらゆる情報を誰でも簡単に残せます。
また、「タスク」や「メッセージ」の機能を利用すると、ノートに記載したテーマごとにコミュニケーションを取ることができるため、あちこちに情報が分散せず、常に整理された状態で業務を遂行できます。
＜Stockをおすすめするポイント＞
- ＩＴに詳しくない数人～数千人の企業向け
ITの専門知識がなくても問題なく、あらゆる企業が簡単に始められます。
- とにかくシンプルで、誰でも使える
余計な機能は一切なくシンプルなツールなので、誰でも簡単に情報を残せます。
- 驚くほど簡単に「情報ストック」と「タスク管理」ができる
社内の共有情報等の「情報ストック」が驚くほどしやすく、さらに直感的な「タスク管理」も可能です。
＜Stockの口コミ・評判＞
塩出 祐貴さん
松山ヤクルト販売株式会社 |
|
「強烈な『ITアレルギー』がある弊社にも、Stockならば、一切混乱なく導入できました」 ★★★★★ 5.0 弊社の宅配部門のスタッフの半分近くは50代以上と高齢で、キーボード入力が苦手なスタッフもいるほど、ITツールへの強い抵抗感がありました。しかし、Stockは他ツールに比べて圧倒的にシンプルで、直感的に使えるため、予想通り非常にスムーズに使い始めることができました。 |
加井 夕子 さん、海野 紘子 さん
SBIビジネス・イノベーター株式会社 |
|
「SBIグループの厳格なセキュリティ基準をも満たす、誰にでもお勧めの情報ストックツールです」 ★★★★★ 5.0 当社が導入するシステムには非常に厳格なセキュリティ基準を満たすことが要求されていますが、Stockのシステムは極めて高度なセキュリティ基準で開発・運営されているため、SBIグループのセキュリティ基準でも全く問題なく導入することができました。 |
江藤 美帆さん
栃木サッカークラブ（栃木SC） |
|
「ナレッジが属人化しやすいプロスポーツクラブには、Stockを非常に強くお勧めします！」 ★★★★★ 5.0 元々悩んでいた『ナレッジがブラックボックス化してしまう』という問題が、驚くほどうまく解消されました。 『Stockさえ見れば、すぐに必要な情報を把握できる』という状況を作り出すことに成功し、明らかに生産性が向上しました。 |
マルチタスクを効率化する6つのコツ
ここでは、マルチタスクを効率化する6つのコツをご紹介します。マルチタスクは才能ではないため、以下のコツを押さえれば誰でもスムーズに仕事を進められます。
コツ1｜タスクを可視化する
はじめに、すべてのタスクを可視化しましょう。
マルチタスクは2つ以上のタスクを同時に進めるので「どの仕事を、いつまでに完了させるのか」を正確に把握しなければなりません。
タスクを可視化すれば業務の全体像を掴めるので、タスクの量が自身のキャパシティに合っているかもすぐに判断できます。
コツ2｜1日を4ブロックに分割する
1日を4ブロックに分けるのも、マルチタスクを効率化するコツのひとつです。イメージは以下の通りです。
上図の4ブロックを使い、集中力の高い午前中は事務的な業務、集中力が低下する午後は創造的な業務を割り振るのが効果的です。
コツ3｜パーキングロット思考を取り入れる
次に、パーキングロット思考でタスクを整理するのもコツです。
パーキングロット思考とは、急に発生したタスクをいったん退避させて、集中力を途切れないようにする手法です。具体的には「タスクが発生したらすぐに書き込み、一旦忘れる作業」をします。
上図のように、差し込みのタスクはすぐにメモなどに書き留め、目の前のタスクのみに集中できる環境を作りましょう。
コツ4｜1×10×1を使いこなす
大量のタスクをスムーズにこなすためには、1×10×1システムを取り入れましょう。1×10×1システムは、タスクを1分、10分、1時間と並び替えて、段階的に処理できるようにする手法です。
上図のような1×10×1システムを活用すれば、大量のタスクを抱えた場合でも「どのタスクから処理すれば良いのか分からない」となる心配もありません。
コツ5｜ポモドーロで時間管理する
マルチタスクにはポモドーロ・テクニックで時間管理するのもコツです。具体的には、25分（作業）+5分（休憩）の30分のサイクルを4回繰り返して30分の休憩をとります。
上図のように短時間の作業と長い休憩をとりながら作業を進めれば、決められたサイクルで集中力をより持続できるのです。
コツ6｜タスク管理ツールを活用する
最後に、タスク管理ツールでマルチタスクを効率化しましょう。
メモ帳やWord、Excelといった手法では、タスクの管理場所が分かりづらかったりスムーズに情報共有できなかったりして面倒です。このような状態では、複数のタスクを同時進行するにあたって無駄な工数がかかってしまいます。
そこで「タスク管理ツール」を活用すると、簡単にタスクの進捗を一覧で確認したり、数クリックでメンバーにタスクを依頼したりできます。なかでも、非IT企業の65歳が即日で使える「Stock」であれば、操作を覚えるストレスが一切かかりません。
マルチタスクのメリット・デメリットやコツまとめ
これまで、マルチタスクのメリット・デメリットやコツを中心にご紹介しました。
マルチタスクをすればコミュニケーションが円滑になったり業務の全体像を掴めたりする一方、キャパシティオーバーや時間的なプレッシャーを感じる恐れもあります。
そこで、タスクを一か所に集約しつつスムーズにやりとりできる”タスク管理ツール”を使えば、適材適所にタスクを振り分けやすくなります。ただし、複雑なツールでは社員の操作ミスが起こりかねないので「誰でも簡単に使いこなせるツール」にすべきです。
結論、自社が導入すべきなのは、タスク管理に必要な機能に過不足がなく、非IT企業の65歳でも直感的に使いこなせるシンプルな「Stock」が最適なのです。
無料登録は1分で完了するので、ぜひ「Stock」でマルチタスクを効率化し、プロジェクトを円滑に進めましょう。
関連記事： タスクを忘れない方法とは？原因や対策を解説
